こんにちは、みやびのです。

今回は、
「Todoリストを作ることにどんな意味があるの?」
という疑問に答えます。

作業や勉強を効率化したいのであればTodoリストは作った方が良いです。
作る意味は以下の3つです。

・作業の内容を明確になる
・スケジュールが立てやすくなる
・やるべきことが終わったことを明確にできる

何となく勉強や作業をしていても終わると言えば終わりますが、効率が悪かったり抜けが出たりするのでできる限り細かく作るのがオススメです。

TODOリストを作成する意味3つ

What
繰り返しとなりますが作る意味は以下の3つです。

・作業の内容を明確にする
・スケジュールが立てやすくなる
・やるべきことが終わったことを明確にできる

順番に説明します。

作業の内容を明確にする

ここが一番重要ですね。
やるべき作業を思いつく限りTodoリストに洗い出すことで抜けを防ぐことができます。

頭の中だけで作業しているとどうしても抜けが出てしまうのでやるべきことを紙やPCに書き出すことが大切です。

「仕事でやるべきことは頭の中に入っているからバッチリ」
と言う人がたまにいるんですが、あまりオススメしません。
20代のうちは大丈夫かもしれませんが、30代以降は記憶力と頭の処理能力が確実に衰えるので無理です。

私もやることを書き出さないで仕事していた時期がありますが、全然ダメでした。
仕事は遅くなりますし、ミスや作業漏れも多かったです。

スケジュールが立てやすくなる

やるべきことを洗い出すことでスケジュールが立てやすくなります。

例えば「企画書を作る」という作業があったとします。
「企画書を作る」だけでスケジュールが立てられますか?

「期限までに作ればいいかー」くらいのざっくりとしたスケジュールで作業している人も多いと思います。
或いは「今までの経験から2日くらいかかるかな」とか雑な見積もりをするなどですね。

雑にスケジュールを立てるとギリギリの作業になってしまったり、思ったより作業が多くて時間を食ったりと言うことが起こりえます。
Todoリストに書き出すことはスケジュールを立てる上でも大事です。

以下のように企画書の作成手順をTodoとして書き出しておけばかなりスケジュールを立てやすくなります。

・取材や調査
・企画書の構成を作成
・構成を元に企画書のたたき台を作成
・たたき台をメンバーや冗長にチェックしてもらう
・もらった意見を元に書き上げる

上記のように細分化しておけば

「取材や調査にはだいだい1日かけて、1時間くらいで構成にまとめよう」

と「企画書の作成」という作業に対して細かいスケジュールを立てることが可能です。
作業がギリギリになることや手が止まることも少なくなると思います。

やるべきことが終わったことを明確にできる

「〇〇という作業に漏れがありまして・・・」
多くの方が言ったことのある言葉だと思います。

私も数えきれないくらい言った覚えがあります(笑)。

作業に置いて確実にやったことを記録として残しておくことが大事です。やったつもりで忘れていたとか単純に見落としていたとかそういうミスは誰でもあると思います。

作業漏れということがわかればいいんですが、やったかやってないかわからないというのが一番怖いんですよね。
顧客やメンバーともトラブルとなりやすいですし、最悪もう一度やる必要があります。

「やったかどうかなんて覚えているだろう」
と思うかもしれませんが、あなたは1年前にやった自分の作業を正確に思い出せますか?

よほど記憶力がよくない限りまず忘れてますよね。

もっと言うと担当者が既にやめているなどの理由で真偽の確かめようがない場合もあります。

Todoリストで完了を記録するようにしておけば作業に漏れがないか後からチェック可能です。

勉強でTodoリストを作る意味は?

勉強する
作業効率化だけでなく勉強でもTodoリストを作る意味はあります。
例えば英語を勉強したい場合。

「英語を勉強しよう。毎日ちょっとずつやろう」
で、うまく行くと思いますか?

まず挫折すると思います。(経験者談)

なので勉強する場合でもTodoリストに勉強内容を列挙した方がいいでしょう。

例)
・参考書を買う
・参考書やネットで英語の読み方を覚える
・毎日ブログを訳しながら1記事ずつ読んでみる
・よく登場する英単語はノートに意味をまとめておく

上記のように出来るだけ具体的な行動を書けば勉強する内容も明確になりますし、1日の勉強の分量もわかるので挫折しにくいかなと思います。

終わりに:作業や勉強を効率化したいならTodoリストを活用しよう

Todoリストを作成する意味は以下の3つです。

・作業の内容を明確になる
・スケジュールが立てやすくなる
・やるべきことが終わったことを明確になる

Todoリストを作らないで作業をすると作業漏れが多くなりますし、スケジュールも立てにくいので仕事が遅くなりがちです。
作業をするならTodoリストを作成しておいた方が無難ですね。

最近はTodoistなど無料で使えるものにも優秀なツールが多いです。
EXCELや手書きでも作れますが、ツールを使った方が管理が楽なのでまずはツールから始めてみるのが良いかなと思います。

Todoリストの作り方>>Todoリストの作り方とオススメツール3選